Datenschutzhinweise für Geschäftspartner

Stand: 04.06.2025

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte



1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?


Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die:
Wilhelm Koch GmbH
Splieterstraße 23
48231 Warendorf
Telefon: +49 2581-7897-0
E-Mail: postfach(at)koch-licht.de


Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
EDV-Unternehmensberatung Floß GmbH
Hopfengarten 10
33375 Versmold
Telefon: 05423 964900
E-Mail: datenschutz(at)floss-consult.de


2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?


Wir verarbeiten ausschließlich personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten.
Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen.
Je nachdem, ob wir mit Ihnen als Privatperson oder als im geschäftlichen Bereich tätige Person tätig in Kontakt sind, verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten von Ihnen:

  • Kontaktinformationen (Vor- und Zuname, Anschrift, Telefonnummer, Mobilfunknummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse)

  • Informationen zu einer ggf. vorliegenden Vertragsbeziehung

  • Zahlungsdaten (Bankverbindung, Steuer-Nummer/ USt-Id, Kreditkarteninformation, Kartenprüfnummer, Bonitätsdaten)


Sollten Sie mit uns im B2B-Verhältnis stehen, können wir zusätzlich zu den bereits aufgeführten Datenarten noch Folgende verarbeiten:
  • Firma und Ihre ggf. Position in derselben



3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?


Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der datenschutzrechtlich relevanten Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

a. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder für vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung unserer Verträge mit Ihnen sowie der Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen, auf Anfrage von Ihnen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach den Vertragsgrundlagen.

b. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Auch kann es sein, dass wir die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses verarbeiten können. Diese sind u. a.:

  • Bonitätsauskünfte bei Vertragsschluss über Auskunfteien zur Prüfung der Kreditwürdigkeit

  • Konzerninterner Datenaustausch zu Verwaltungszwecken

  • Abwehr von Gefahren und Haftungsansprüchen und Vermeidung rechtlicher Risiken

  • Speicherung und Verwendung von Kontaktdaten von Ansprechpartnern zur Digitalisierung von Akten

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Vermeidung rechtlicher Nachteile (z. B. bei Insolvenzen)

  • Aufnahme Ihrer Kontaktdaten in eine Sperrliste, sofern Sie eine(r) Werbemaßnahme widerrufen oder widersprochen haben


c. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Beispiele hierfür sind:

  • Newsletterversand

  • Befragungen

  • Einladungen zu Veranstaltungen

  • Werbeaktionen

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für jene Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt nur für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

d. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Auch können sich die Zwecke der Datenverarbeitung im Einzelfall aus gesetzlichen Vorgaben ergeben. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen gehören u. a.:

  • Die Erfüllung von Aufbewahrungs- und Identifikationspflichten

  • Vorgaben zur Verhinderung von Geldwäsche, steuerliche Kontroll- und Meldepflichten und die Datenverarbeitung im Rahmen von Behördenanfragen.



4. Wer bekommt meine Daten?


Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. der o. g. Zwecke benötigen.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe können Ihre Daten weitergegeben werden, wenn ein zum Unternehmensverbund gehörendes Unternehmen die Datenverarbeitungsaufgaben zentral wahrnimmt. Legitimieren tun wir dies durch die Heranziehung geeigneter Rechtsgrundlagen sowie entsprechenden datenschutzrechtlichen Vereinbarungen mit diesen Unternehmen.

Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung (z. B. Finanzbehörden)

  • Auftragsverarbeiter, an die wir je nach Zweck Ihre personenbezogenen Daten übermitteln (z. B. Unterstützung/Wartung von IT-Anlagen, Datenvernichtung, Zahlungsverkehr, Buchhaltung)

  • Weitere Stellen, für die Sie uns ggf. Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben



5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?


Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Relevant sind hierbei insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), die eine Aufbewahrung bis zu zehn Jahren vorsehen.


6. Werden meine Daten in ein Drittland übermittelt?


Eine Datenübermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern eine Datenübermittlung notwendig ist, erfolgt diese nur auf der Grundlage der zuvor genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen. Zudem erfolgt eine Übermittlung nur, wenn für das jeweilige Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission existiert, wir mit dem Dienstleister Standardvertragsklauseln abgeschlossen haben oder andere geeignete Garantien gem. Artt. 44 ff. DSGVO vorliegen. Bei Nutzung der EU-Standardvertragsklauseln führen wir ebenfalls notwendige Transferfolgenabschätzungen und Prüfungen von ergänzenden Garantien durch.


7. Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?


Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss oder die Ausführung des Vertrages ablehnen müssen und die Vertragsbeziehung beenden müssen.


8. Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?


Sie haben die Möglichkeit, sich an unseren Datenschutzbeauftragten oder an eine beliebige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 / 38424-0
Fax: 0211 / 38424-999
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de


9. Welche Datenschutzrechte habe ich?


Sie haben hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung, Datenübertragung sowie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Ebenso besteht ein Recht auf die Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinengeeigneten Format.

Soweit unsere Datenverarbeitung auf ein berechtigtes Interesse gestützt ist und Sie aus Ihrer besonderen persönlichen Situation Gründe gegen diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, haben Sie ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung. Wir werden in einem solchen Fall Ihre Daten nur dann verarbeiten, wenn unser berechtigtes Interesse in einer Abwägungsentscheidung überwiegt.

Ferner haben Sie, soweit unsere Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, ein Recht auf Widerruf dieser Einwilligung.